Язык

Как выбрать программу для бухгалтерского учета?

Выбирая программу для автоматизации бухгалтерского учета, мы становимся перед крайне сложным выбором. Прежде всего потому, что приобретаем не просто удобный инструмент, но и его обслуживание. Ведь и правительство и налоговая служба не дремлют, а это значит, нужны будут постоянные обновления и поддержка. Семейные психологи утверждают, что, женившись на девушке, муж сам того не осознавая, берет замуж и всех ее близких родственников. Так и при выборе программы, надо понимать, что одной лишь разовой покупкой программы всех вопросов не решить.

Итак, с чего стоит начать и на что обратить внимание.

  1. Важно выявить свои учетные потребности, какие именно задачи должна решать программа учета. Так, например, если Ваша основная деятельность — это общепит, значит, упор в Вашей программе должен быть на учете в общественном питании. Соответственно, должны быть реализованы блоки производственного учета и калькуляции, заработной платы, общеадминистративных расходов, и пр. Как правило, общеучетные задачи типа учета основных средств, кассовых операций и БСО должны быть решены априори.
  2. Сбор информации. Составить список основных поставщиков на местном рынке, сопоставить цены на базовую конфигурацию, стоимость Вашего индивидуального решения и частоту обновлений, местонахождение, возможность выезда специалистов к заказчику или оперативность решения возникающих проблем онлайн (на расстоянии).
  3. Опрос знакомых бухгалтеров, кто чем пользуется, степень удовлетворенности, с какими проблемами сталкивались, как решаются конфликты и возможность доработки системы. Это Вам позволит составить общую картину, чтобы знать, как далее нужно вести переговоры с самыми подходящими вам.

Следующим этапом, будет непосредственное общение с поставщиками программного обеспечения. Изначально, важно не «попасться на удочку» и не обольстится красиво разговаривающим менеджером-продажником, потому что в его задачи входит непосредственно сама продажа, а в дальнейшем вы будете работать с совершенно другими людьми.

Вопросы, которые вам необходимо задать и получить четкие ответы:

  • Охват учета. В любой момент ваше предприятие может расшириться или сменить деятельность. Желательно, чтобы были реализованы торговля (опт и розница), оказание услуг, производство в самом простом решении.
  • Покрытие вашей специализации. Все ваши учетные потребности должны обеспечиваться «с головой». Разве, что можно оставить место для мелких доработок, вроде 2-3х специализированных печатных форм.
  • Оперативность обновлений. Насколько оперативно программа отразит все нововведения в законодательстве.
  • Простота обновления. Что для этого нужно, чтобы обязательно приехал внедренец и все сделал сам или достаточно самим скачать последний файл с обновлениями и оп-ля вуаля? Или даже можно обновиться одним нажатием на кнопку?
  • Доступность техподдержки. В некоторые компании звонишь и полчаса слушаешь о том, насколько мой звонок важен. И вам это знакомо? А в других программист и внедренец не берут телефон по нескольку недель. В третьих — эта услуга платная и приравнивается к стоимости консультации ведущим специалистом. Так или иначе, но это важно, особенно в первые полгода пользования программным продуктом.
  • Стоимость обновлений. Самый коварный вопрос, потому что часто стоимость обслуживания программы может существенно превысить стоимость базовой поставки. Уточняйте, рассчитывайте на год и тогда сравнивайте. Возможно, вы будете удивлены насколько все иначе на самом деле. Причем, отказ от обновлений, даже и по предложению «сладкоголосого менеджера» не решение вопроса. Обновления нужны и без них купленная программа через некоторое время станет бесполезной.
  • Доступность индивидуальных доработок. Всегда хочется немного большего. Особенно, если Вы бухгалтер со стажем и важна каждая деталь. Ты видишь шире и дальше большинства разработчиков, поэтому придется дорабатывать, изменять и расширять возможности программы. И тут возникнет вопрос, сколько это будет стоить и возможно ли это в принципе. Немаловажной деталью будет и уровень и способ общения и коммуникаций с поставщиком. Будьте готовы к тому, что все, что кажется вам простым и легким может оказаться сложным и дорогим.

После общения с менеджером, Вам обязательно нужно взглянуть или «пощупать» продукт руками. Ни в коем случае не ограничивайтесь красивой презентацией, а обязательно требуйте лично зайти в программу и посмотреть все изнутри. Следует обратить внимание на:

  • Наличие инструкций/уроков

Четкие и понятные инструкции – это уважение ко времени клиентов и своему труду, более того, это уверенность в лаконичности и простоте учетных процессов. Инструкция поможет в нерабочее время, когда надо обучить нового сотрудника, когда сам позабыл как делается какая-то простая операция.

  • Интуитивная понятность интерфейса.

Это удобно, когда и так понятно где что находится, куда надо кликнуть, чтобы получить тот или иной отчет, где находятся основные настройки пр. Комфорт надо ценить.

Ну и перед принятием окончательного решения учтите и Репутацию поставщика. Читайте отзывы в интернете, спрашивайте мнение знакомых и незнакомых специалистов, звоните клиентам этой компании. Никогда не бывает все идеально, но этот шаг позволит вам понять, как относится к клиентам потенциальный поставщик и поможет Вам в будущем избежать неприятных сюрпризов.

Выбирая программу бухгалтерского учета, вы выбираете свое будущее, удобство и удовольствие от пользования хорошим продуктом или стрессы и конфликты. Следующий ход за вами. Выбирайте лучшее!