Cum să alegeți un program de evidență contabilă?

Alegînd un program pentru automatizarea evidenței contabile, ne confruntăm cu o alegere extrem de dificilă. În primul rînd, pentru că achiziționăm nu doar un instrument convenabil, ci și menținerea acestuia.Atît guvernul, cît și serviciul fiscal nu dormitează, ceea ce înseamnă că vor fi necesare actualizări și suport permanent. Psihologii de familie susțin că, prin căsătoria cu o fată, soțul însuși, fără să-și dea seama, se căsătorește cu toate rudele ei apropiate. Așa se întîmplă și la alegerea unui program, și trebuie să înțelegeți că doar cu procurarea programului nu se rezolvă toate problemele.

Deci, de la ce trebuie să începeți și la ce să acordați atenția.

Este important să identificați nevoile dvs contabile, ce sarcini trebuie să rezolve programul contabil. De exemplu, dacă activitatea dumnevoastră de bază constă în domeniu alimentării publice, atunci accentul în programul Dvs ar trebui să fie pe alimentația publică. Prin urmare, să fie realizate blocurile de evidență în producere și calculației costurilor de producție, salarizării, cheltuielilor administrative generale, ș.a. De regulă, sarcinile generale de evidență contabilă, de ex.: evidența mijloacelor fixe, operațiunile de casă și formularele de evidență strictă trebuie rezolvate a priori.
Colectarea informației. Faceți o listă cu principalii furnizori de pe piața locală, comparați prețurile la configurația de bază, prețul soluțiilor individuale și frecvența actualizărilor, locația, posibilitatea deplasării specialiștilor la client sau operativitatea soluționării problemelor apărute on-line (la distanță).
Interogarea contabililor cunoscuți, cine și ce utilizează, gradul de satisfacție, problemele pe care le-au întîmpinat, modul în care sunt soluționate conflictele și posibilitatea completării sistemului. Acest lucru vă va permite să faceți o imagine generală, pentru a ști cum să continuați negocierea cu cei mai potriviți furnizori.

Următoarea etapă va fi comunicarea directă cu furnizorii. Inițial, este important să nu vă lăsați amăgit și să nu fiți seduși de un manager de vînzări care vorbește frumos, deoarece sarcina lui nemijlocită este vînzarea, iar dumnevoastră în viitor veți lucra cu totul cu alte persoane.

Întrebări pe care trebuie să le puneți și să primiți răspunsuri clare:

Cuprinderea contabilității. În orice moment, compania dumnevoastră poate să se extindă sau să-și schimbe activitatea. Este de dorit să fie realizat comerțul (angro și cu amănuntul), acordarea serviciilor, producția, în cea mai simplă forma.
Acoperirea specializării Dvs. Toate nevoile Dvs contabile ar trebui întreținute “cu capul”. Doar se poate lăsa loc pentru niște completări mici, cum ar fi 2-3 forme de tipar specializate.
Operativitatea actualizărilor. Cît de operativ programul va reda toate schimbările noi în legislație.
Simplicitatea actualizărilor. Ce este necesar pentru actualizare, să vină un IT- consultant și să facă totul sau este destul singur să descărcați ultimului fișier cu actualizări și voila? Sau chiar puteți face actualizarea printr-un singur click?
Accesibilitatea suportului tehnic. În unele companii sunați și ascultați o jumătate de oră despre cît de important este apelul meu. Vă este cunoscut? Iar în altele, programatorul și IT- consultantul nu ridica receptorul de cîteva săptămîni. În al treilea rînd – acest serviciu este plătit și echivalat cu costul consultării de către un specialist principal. Oricum acest lucru este important, mai ales în primele luni de utilizare a programului.
Costul actualizărilor. Este cea mai insidioasă întrebare, deoarece de multe ori costul întreținerii programului poate depăși în mod semnificativ costul livrării de bază. Specificați, calculați pe un an și atunci comparați. Poate că veți fi surprins cît de diferit este totul în realitate. Iar refuzul de actualizare, chiar și la sugestia “managerului cu vocea dulce” nu este soluția problemei. Actualizările sunt necesare, și fără acestea programul achiziționat va deveni inutil după ceva timp.
Disponibilitatea completărilor individuale. Întotdeauna vrei mai mult. Mai ales dacă sunteți un contabil cu experiență și fiecare detaliu este important. Vedeți mai larg și mai departe decît majoritatea furnizorilor, deci va trebui să completați, să modificați și să extindeți capacitățile programului. Apoi se pune întrebarea, cît va costa și dacă acest lucru este posibil în principiu. Un detaliu important va fi nivelul și modul de comunicare și comunicații cu furnizorul. Fiți pregătit că totul ce pare simplu și ușor poate fi dificil și scump.

După comunicarea cu managerul, trebuie să arătați sau să “atingeți” produsul cu mîinile proprii. Nici într-un caz, nu vă limitați la o prezentare frumoasă, ci neapărat cereți să accesați și să vizualizați programul personal. Trebuie să acordați atenția la:

Prezența instrucțiunilor / lecțiilor

Instrucțiunile clare și ușor de înțeles este respectul furnizorului față de timpul clienților și a muncii sale, mai mult decît atît, este încrederea în concizia și simplitatea proceselor contabile. Instrucțiunea va ajuta în afara orelor de lucru, cînd este necesară pregătirea noului angajat, cînd singur ați uitat cum se face o oarecare operație simplă.

Înțelegerea intuitivă a interfeței.

Este convenabil cînd și așa este clar unde se află totul, unde trebuie să faceți click pentru a obține acest sau acel raport, unde sunt localizate setările principale etc. Confortul trebuie prețuit.

Și, înainte să luați o decizie finală, luați în considerație Reputația furnizorului. Citiți recenzii pe Internet, solicitați opinia prietenilor și specialiștilor necunoscuți, sunați clienții acestei companii. Niciodată totul nu este perfect, dar acest pas va permite să înțelegeți modul în care furnizorul potențial tratează clienții și vă va ajuta în viitor să evitați surprizele neplăcute.

Alegînd programul de evidență contabilă, vă alegiți viitorul, comoditatea și plăcerea la utilizarea unui produs bun sau stresuri și conflicte. Următoarul pas este al Dumnevoastră. Alegeți cel mai bun!